Quaderno: guía para automatizar la gestión de tus facturas y mucho más

Hoy quiero hablarte de Quaderno, la herramienta que utilizo para automatizar la gestión de mis facturas, el control de mis ingresos y gastos.

Me permite hacer esto, ahorrándome mucho tiempo por el camino.

La idea básica es la siguiente.

Cuando alguien te realiza un pago, bien sea por un curso o infoproducto, el pago de unas comisiones como afiliado o bien que te estén pagando por un servicio quehas prestado, ahí tienes que emitir una factura a esa persona o empresa.

Dicha factura supone una «venta», un ingreso para ti.

Cómo la hagas dependerá de tu caso, yo hasta hace bien poco me manejaba con una plantilla de Excel y tenía que rellenar los datos del cliente, modificar su nombre, NIF o CIF, dirección completa, la descripción del concepto, la numeración de la factura…

Guardarlo, exportarlo como PDF y enviárselo por correo a la persona que me paga.

Bien.

Qué ocurre cuando eres tú el que paga algo relacionado con tu actividad profesional.

En este caso es más sencillo, ellos te emiten a ti la factura con tus datos, y tú solo tienes que guardarla de forma ordenada.

Dicha factura supone un «gasto» para ti.

Por último, dependiendo de si eres autónomo o empresa será distinto, pero tienes que recopilar todas las facturas de ambos tipos (ingresos y gastos) y enviárselas a tu gestoría (cada trimestre si eres autónomo) para que ellos se encarguen de preparar los documentos para hacienda.

Ya sabes:

  • Pagar el IVA (en España) de las facturas de tus ingresos.
  • Restar ingresos menos gastos, y de ese «beneficio» pagar el IRPF (en España)

Básicamente, esto es un resumen de lo que tiene que hacer un autónomo y cómo funciona el tema de las facturas.

El tema está en que en ese proceso, si lo haces todo de forma «artesanal» pues además de pagar tus impuestos tienes un coste añadido importante: el tiempo que inviertes en todo esto.

Quaderno nos facilita las cosas, automatizando buena parte de dicho proceso.

Pongamos un ejemplo práctico.

Imagina que vendes cursos online, con la plataforma que sea.

Digamos que vendes 10 unidades al mes, y los compradores te pagan vía Paypal.

De forma «artesanal», tendrías que manejarte con tu Excel o lo que sea, para elaborar cada mes esas facturas con todos los datos, pasarlas a PDF, enviarlas por correo, etc.

Con Quaderno haces lo siguiente:

  1. Vinculas la cuenta de Paypal donde recibes ese dinero con tu cuenta de Quaderno.
  2. Cuando un cliente compra tu curso, rellena con sus datos en el proceso de compra.

Y ya está, tú no tienes que hacer nada.

En tu cuenta de Quaderno se irá generando una factura con tus datos y los del comprador con la venta de cada curso, de forma automática.

Y al cliente le envía Quaderno un email con un enlace para la revisión y descarga en PDF de dicha factura.

Es solo un ejempo y te puede parecer una bobada, pero te aseguro que vas sumando una factura tras otra… y al cabo de los meses o del año, el ahorro de tiempo que obtienes es muy considerable.

Y el tiempo es dinero.

Eso es solo un ejemplo y una de las cosas que puedes manejar, vamos a fondo con el resto.

quaderno

¿Qué es Quaderno?

Quaderno es un software online que nos permite automatizar buena parte de la gestión de nuestras facturas, presupuestos y el control sobre el pago de los impuestos.

Y digo buena parte porque obviamente, el apartado de «Gastos» requiere de nuestra intervención.

Si nosotros pagamos a una persona por un servicio, por el medio que sea, puede ser un pago puntual por un importe determinado.

En ese caso, tendremos que entrar a nuestro dashboard y crear esa «factura de gasto», con los datos del proveedor y demás.

Luego podremos adjuntar la factura en PDF que nos han enviado quienes nos la hayan emitido, pero para quede reflejado lo haríamos de esa forma.

No obstante, por ejemplo en el caso de ser un pago recurrente, la cosa cambia.

Imagina que tienes que pagar todos los meses la misma cantidad a un proveedor, lo que sería una cuota mensual por el servicio que sea.

En ese caso podremos crear un «gasto programado o recurrente», de tal forma que la factura de ese gasto se generará ahora sí de forma automática cada mes con los datos del proveedor, el importe y todo, solo teniendo que hacer «el curro» una primera vez.

Esto puede parecer un poco lio, asi que lo mejor es que veamos un vídeo donde te hago un repaso general al interface de la plataforma y vamos viendo todo por partes.

¿Cómo nos facilita las cosas?

Como ya he dicho, Quaderno básicamente nos ahorra tiempo.

Pero no sólo se trata de automatizar las facturas de nuestras ventas.

Te dejo este listado de lo que esta herramienta puede hacer por nosotros:

  • Vincular nuestra cuenta de Paypal.
  • Vincular nuestra cuenta de Stripe.
  • Gestión de tus facturas.
  • Control de tus ingresos.
  • Control sobre tus gastos.
  • Creación de presupuestos.
  • Los impuestos bajo control.
  • Personalizando nuestras facturas.
  • Exportar todo para enviarlo a tu gestoría.

> Cómo crear y gestionar tus facturas con Quaderno.

> Cómo crear y gestionar tus presupuestos.

> Cómo personalizar la apariencia de tus facturas.

> Cómo vincular por API otras aplicaciones a Quaderno.

La calidad humana de Quaderno, un puntazo a favor.

Carlos Hernández es el CEO y fundador de Quaderno.

Siempre he pensado que más allá del apartado técnico, una «herramienta» tecnológica tiene que tener un gran equipo de soporte detrás para cuando sus usuarios tienen alguna duda sobre su funcionamiento.

Pues bien, tanto Carlos como el resto de su equipo, hacen (y muy bien) este trabajo.

Tienen su «sede» en Canarias y el trato cuando contactas con ellos no puede ser más rápido.

Siempre (y digo siempre) que he necesitado su ayuda, me han respondido a mis correos con la máxima celeridad y dándome todas las explicaciones necesarias.

No sé tú, pero yo ando perdido con varias cosas relacionadas con el tema de los impuestos y, personalmente, agradezco mucho contar con su apoyo para resolver este tipo de dudas.

Y más allá de tener un gran servicio de soporte, puedo decir que de las veces que he hablado con Carlos (por email o Skype) me ha parecido que es un gran tipo, que tiene un proyecto entre manos que le ilusiona y apasiona, y en resumidas cuentas me ha parecido un enorme profesional.

Gran herramienta + buen trato humano, ¿qué más se puede pedir? 🙂

Cuánto cuesta Quaderno y cuanto nos ahorramos en tiempo al utilizar esta herramienta.

Tienen 3 planes con distintos precios, pero el básico te vale para la mayoría de casos.

Hablamos de un plan de 29€/mes, con hasta 250 facturas automáticas.

Créeme, suficiente.

Y si haces más de 250 facturas al mes, no creo que tuvieras problemas en pagar planes de un mayor importe 😉

MUY IMPORTANTE:

Quaderno tiene la política de que pruebes la herramiente antes de pagar nada.

De entrada, tienes 7 días para probarlo gratis, con todas las funciones que tiene.

Aquí puedes hacer tu registro y comenzar a probarlo gratis.

Piensa una cosa.

Todo gasto cuota mensual, al principio nos echa para atrás.

A mí también, es totalmente lógico.

Pero pensemos una cosa, 29€ al mes, ok.

Yo en mi caso particular, calculo que puedo gestionar una media de 20 facturas mensuales, menos no.

Pongamos el proceso que yo hacía:

  1. Leo el email con los datos de un cliente.
  2. Abro la plantilla Excel y la relleno con sus datos (y demás cambios)
  3. Lo guardo en formato PDF de forma organizada.
  4. Redacto el correo de respuesta y le adjunto la factura en PDF.

Al margen de esta tarea, como hemos visto hay un montón de cosas más asociadas que te requieren tiempo, pero para el ejemplo vamos de dejar solo esto.

Y vamos a suponer que me lleva 10 minutillos esta gestión con cada cliente y factura.

20 facturas x 10 minutos, son 200 minutos al mes.

3 horas y veinte minutos (insisto, solo el proceso de creación y envío de facturas de venta)

¿Valen más de 3 horas de tiempo de mi trabajo 29€?

Rotunda y obviamente: NO.

Por eso mismo, no quiero «auto-pagármelas» a esa cantidad.

Prefiero pagar eso a Quaderno y que se encargue la herramienta de forma automática 🙂

Otros enlaces relacionados de interés:

Nada más por mi parte.

Tan sólo dejarte unos enlaces que te pueden servir, relacionados con todo el tema de vender por internet, facturación, impuestos y demás:

Y más información directamente del blog de Quaderno:

Y tú, ¿cómo gestionas a día de hoy tus facturas?

¿De qué manera controlas los ingresos y gastos de tu negocio online?

Nos vemos en los comentarios 🙂

Omar de la Fuente
Omar de la Fuente
Trabajo con mi blog haciendo realidad mi sueño de vivir de mi propio negocio online y poder ayudar a otras personas a conseguir el suyo a través de mis contenidos gratuitos y mis cursos de pago.

¡Muchas gracias por compartir!

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8 comentarios en “Quaderno: guía para automatizar la gestión de tus facturas y mucho más”

  1. Juan Sánchez

    Hola!
    Tengo una duda, soy autónomo y cuando facturo a otro autónomo o empresa tenga lo obligación de señalar la retención del IRPF en mi factura.

    ¿Se puede configurar Quaderno para emitir facturas con retención de IRPF?

    Un saludo y gracias!

    1. Omar de la Fuente

      Hola Juan!
      Eso mejor preguntalo directamente al soporte de Quaderno, es algo técnico.
      Yo no sabría decirte con seguridad. Tengo entendido que no es obligatoria la retención del IRPF en cada factura, depende del caso y se puede pagar trimestralmente de golpe sin necesidad de hacerlo una a una.
      Pero insisto, yo no soy gestor ni nada parecido 😉 Mejor consultarlo con uno o con Quaderno directamente.
      Un saludo!

  2. Pedazo de entrada Omar, muy buen repaso a una herramienta que personalmente recomiendo a todo pequeño emprendedor.

    Es lo que tú dices, nos da pereza gastarnos pasta en cosas «poco sexys» como puede ser la contabilidad, pero tener esto automatizado te ahorra mucho tiempo y dolores de cabeza. A mí hay pocas cosas que me gusten menos que ponerme a emitir facturas.

    Un abrazo!

    1. Omar de la Fuente

      Hola Arturo!
      Exactamente, a mí me da una pereza horrible estos temas.
      Si bien es cierto que ni con Quaderno ni con ninguna otra cosa te puedes olvidar 100% del asunto, porque siempre hay que tener control sobre lo que uno ingresa y lo que gasta, pero desde luego que esto te ahorra muuucho tiempo.
      Un abrazote!

  3. David López

    Tengo una duda (y que conste que no me he mirado los vídeos, porque a lo mejor lo respondes en ellos).

    Imagina que integras Quaderno con una plataforma externa que tengas (por ejemplo SendOwl, aunque no se si es bueno el ejemplo porque no se como funciona internamente).

    Si SendOwl te gestiona el pago (por ejemplo, te paga al final de mes las 32 compras que tienes), ¿tienes que enviar la factura a cada uno de tus 32 clientes?
    El segundo caso, si la plataforma te hace el ingreso, ¿también tienes que generar factura? Entiendo que no la enviarías.

    Se que parece una pregunta de tema legal, pero sobretodo lo hago por si se puede separar las automatizaciones en una misma plataforma, enviar facturas al recibir tu el ingreso vía cada cliente o generar factura si el ingreso es de SendOwl.

    ¡Muchas gracias!

    1. Omar de la Fuente

      Hola David!
      Como os diré a todos, para más info y mejor contrastada, recurrir directamente a Quaderno que os responden encantados.
      Pero, hasta donde yo sé si conectas Quaderno con una apliación como SendOwl, por cada una de las 32 compras Quaderno genera una factura a cada cliente y se la envía, en el mismo momento en el que hace su compra.
      Si lo tienes configurado para que SendOwl te pague luego a ti todo junto (entiendo que como hacer una retirada de dinero de golpe de Paypal), ahí ya no hay facturas, solo es un trasvase de dinero entre esa plataforma y tu cuenta.
      Insisto, es una cuestión de configuraciones y donde mejor te pueden asesorar con ello es en Quaderno directamente.
      Un abrazo!

  4. NEREYDA RADA

    EXCELENTE DOCUMENTO, FACIL DE COMPRENDER DE MANERA SISTEMÀTICA PARA LOS QUE NO POSEEMOS CONOCIMIENTOS EN ESTA ÀREA DE TRABAJO. APRECIO TU BUENA INTENCION OMAR. NEREYDA

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