Cómo medir y gestionar tu tiempo para sacarle el máximo rendimiento

Veinticuatro, esas son las horas de las que se compone tu día.

Cada mañana comienzas con un tanque lleno de tiempo que se va consumiendo lentamente hasta llegar a cero sin que puedas hacer nada por evitarlo.

No hay parches, no hay frenos, no hay vuelta atrás, lo que malgastes hoy no lo recuperarás mañana, ni pasado, no lo recuperarás jamás.

¿Notas ya esa pequeña sensación de agobio?

Perfecto, te tengo donde quería.

Es el momento ideal para hablarte de la importancia que tiene medir tu tiempo, averiguar en qué lo estás invirtiendo (o malgastando), y así poder actuar en consecuencia para optimizarlo y sacarle el máximo rendimiento.

Por qué es importante medir tu tiempo

Si gracias a Omar te estás planteando empezar a trabajar por tu cuenta, sabrás que una de sus recomendaciones para crear tu primera vía de ingresos es comenzar a vender servicios por Internet.

Y si vas a optar por un modelo de facturación por horas, saber cuánto tiempo le has dedicado a un determinado proyecto será fundamental en tu negocio online.

Pero no te confundas, la medición de tiempo no es solo útil para freelancers que trabajan utilizando ese modelo de ingresos.

Todo el mundo podría, y de hecho, todo el mundo debería medir su tiempo.

Seguro que te suena la famosa frase de Lord Kelvin (normalmente erróneamente atribuida a Peter Drucker):

Lo que no se mide, no se puede mejorar.

Lo que seguramente no te suene tanto es la continuación de la misma:

Lo que no se mejora, se degrada siempre.

Si no mides tu tiempo, lo que se va a degradar es el uso que haces del mismo.

Si alguna vez te has puesto a trabajar frente a tu equipo para al final del día darte cuenta de que no has hecho ni la mitad de lo que tenías planeado, y no sabes muy bien por qué, has degradado el valor de tu tiempo.

Necesito días de 27 horas – Cualquier emprendedor a lo largo de su trayectoria

Como no estás utilizando bien tu tiempo crees erróneamente que la solución es disponer de más, cuando lo que de verdad deberías hacer es utilizar bien el que ya tienes. A fin de cuentas es algo que todos tenemos en común, y sin embargo algunas personas le sacan mucho más rendimiento que otras.

Paso 1: descubre por dónde se escapa tu día

Aunque suena muy tópico comparar el tiempo con el dinero, en este caso resulta muy útil hacerlo para comprender mejor la importancia de realizar un correcto seguimiento de las cosas.

Seguro que en alguna ocasión has llegado a fin de mes sin tener ni la más remota idea de en qué has gastado el dinero que tanto te ha costado ganar.

Conoces algunos gastos genéricos como tu hipoteca/alquiler y las típicas facturas recurrentes, pero sumando todos esos conceptos no llegas al valor total. Parece que tu dinero se ha esfumado, literalmente.

Si tienes problemas económicos y contratas a un asesor financiero, (o te pones las pilas por tu cuenta) lo primero que vas a tener que hacer es averiguar en qué estás utilizando tu dinero, ya que así tendrás una radiografía clara de lo que está pasando con tu economía y podrás ajustarla fácilmente reduciendo y optimizando gastos.

Con tu tiempo pasa exactamente igual.

Si al terminar la jornada no sabes qué ha pasado con las horas que tenías disponibles, debes hacer un seguimiento de las mismas.

Para esta tarea, en el mercado cuentas con dos opciones realmente buenas:

• RescueTime | Está disponible para Windows, Mac, Linux, Android… Tiene un plan gratuito y un modelo premium por $9 al mes.
• Qbserve | Solamente está disponible para Mac. Puedes conseguirla por un único pago de $40.

Estas aplicaciones se instalan en tu equipo y analizan sin parar todo lo que estás haciendo mientras “trabajas”. Al final del día, de la semana, del mes, o del rango de tiempo que tu especifiques, podrás generar un informe para ver exactamente qué ha pasado con tu tiempo.

Ambas soluciones cuentan con un “medidor de productividad” que te muestra mediante un porcentaje lo bien (o mal) que lo has hecho.

Eso que ves arriba es un ejemplo de RescueTime, pero te aseguro que una medición real no variará mucho respecto a ese valor.

Si todavía no habías probado nunca a medir tu tiempo de manera automática, la primera bofetada de realidad te la llevarás el día que comiences a hacerlo. Que no te extrañe para nada encontrarte números de entre el 50 y el 70%, o incluso más bajos.

Poco a poco la raíz del problema comienza a aparecer. Quizá creas que estás trabajando 10 horas, pero es probable que una gran parte de las mismas se las estés dedicando a cosas que no te llevan a ninguna parte.

Y es que tanto RescueTime como Qbserve, dividen tu tiempo en tres categorías principales:

• Tiempo productivo. El que pasas en tu aplicación favorita de escritura, tu entorno de programación, tu software de edición de video, audio o imágenes, etc. Es decir, aplicaciones donde realmente trabajas, en las que creas valor.
• Tiempo neutral. Donde encontrarás las clásicas tareas de gestión que aunque no aportan valor directamente, son necesarias para que todo funcione correctamente. Lo que más verás aquí es tiempo utilizado navegando entre las carpetas y archivos de tu equipo.
• Tiempo de distracción. El asesino de tu productividad. Todos los mensajes que has ido respondiendo a lo largo del día por Whatsapp o Telegram, esos vistazos que has ido echándole a Facebook, el rato que entraste a leer el periódico para “estar al día”…

Es importante destacar que puedes redefinir lo que estas aplicaciones de time tracking consideran tareas de distracción, neutrales, y productivas.

Si por ejemplo tu trabajo es gestionar redes sociales, tu tiempo en Twitter será productivo y no de distracción, y si en vez del periódico lo que lees es Haciaelautoempleo.com lo que estarás haciendo es invertir tiempo en formación, lo cual es productivo.

Así que ya sabes cuál es el primer paso, instala una de las dos aplicaciones que te he recomendado (RescueTime/Qbserve), déjalas ejecutándose en segundo plano en tu equipo, y sigue trabajando como lo harías normalmente.

Importante: no te olvides de parar el medidor cuando termines tu jornada de trabajo. No querrás que por ver una película con tu pareja al final del día tu índice de productividad se desplome falsamente y destruya todo el fino trabajo de relojería que estás haciendo 🙂

Si crees que vas a olvidarte de este pequeño detalle, y tienes unos horarios de trabajo fijo, configúralos desde aquí en RescueTime.

En Qbserve podrás hacer exactamente lo mismo desde las preferencias.

Paso 2: afina tu Time Tracker

Una vez haya pasado un tiempo prudencial (yo recomiendo una semana, pero seguramente te pique la curiosidad antes), llega el momento de echarle un ojo al dashboard para ver cómo han ido las mediciones.

Al hacerlo es probable que te encuentres con un rendimiento más bajo de lo esperado.

No desesperes.

Es probable que tu aplicación de Time Tracking haya malinterpretado alguna de tus acciones. Pásate por la categorización en Rescue Time y ve poco a poco analizando la tabla de actividades para encontrar y detectar errores.

El fallo más común es que las páginas webs siempre se consideren neutrales o de distracción, cuando en función de la temática no tiene por qué ser así.

En Qbserve esto lo corregirás desde la pestaña de detalles, eligiendo la subcategoría de actividades.

Donde por ejemplo podría indicarle que iBooks (el lector de libros de macOS) no fuese neutral sino productivo, ya que actualmente solo almaceno libros de referencia técnica en mi biblioteca.

Dedica unos minutos a enseñarle a tu time tracker cómo debe trabajar. Es algo que en el futuro funcionará automáticamente, así que debes asegurarte de que lo hará bien.

Aun haciendo estos pequeños ajustes es probable que tu tiempo de distracción siga siendo elevado.

Gracias a estas aplicaciones serás más consciente de la cantidad de tiempo que pierdes a diario sin apenas darte cuenta en cosas totalmente banales (esos minutos sueltos de ojear Facebook se han convertido rápidamente en horas semanales)

La gran mayoría de empresas (sobre todo en Internet) luchan por tu tiempo, y por desgracia se les da muy bien. Volviendo a la analogía del dinero digamos que no están dejando tu cuenta corriente en números rojos, sino que están cogiendo unos pocos céntimos de tu cartera cada día, ¡cuidado con eso!

Paso 3: analiza los datos

En este punto es probable que tengas unos bonitos gráficos que lucirán totalmente profesionales en tu pantalla, pero esos datos por si solos no valen para nada.

Debes analizarlos, empezando por los outputs o resultados.

Me explico.

Por cada minuto de tiempo que inviertes en algo, esperas un resultado; al menos así debería ser.

Está muy bien saber que has invertido 3 horas en tu aplicación de escritura favorita, pero necesitas saber cuál era el resultado que esperabas: ¿completar un artículo de 2000 palabras?, ¿3000?

Añadir este concepto a tu análisis es básico, de otra forma te estarías engañando a ti mismo. Utilizar solamente el tiempo es una forma horrible de medir tu productividad.

Piensa en el siguiente ejemplo:

• Persona A: observa que ha estado frente a su aplicación de escritura 2 horas.
• Persona B: observa que ha estado frente a su aplicación de escritura 1 hora.

A primera vista podría parecer que A es más productiva que B.

Pero si resulta que la persona A solamente ha escrito 1000 palabras mientras que B ha escrito 1.200, la cosa cambia completamente.

Sabes cuánto te cuesta una barra de pan, pero ¿sabes cuánto te cuesta en tiempo escribir un artículo de mil palabras?, ¿y grabar y editar un vídeo de 5 min para Youtube?

Es en este punto del análisis donde entra otra de las herramientas básicas para medir tiempos: Toggl.

Qué es y cómo funciona Toggl

En el siguiente vídeo te daré un pequeño tour sobre esta herramienta que puedes utilizar para mejorar la gestión de tu tiempo.

Como ves, Toggl y RescueTime/Qbserve no son exactamente lo mismo, y por eso son compatibles.

Las últimas te servirán sobre todo para descubrir en qué malgastas tu tiempo por culpa de aplicaciones y webs neutras o de distracción; mientras que con Toggl, conocerás y optimizarás mejor tus tareas productivas.

Por ejemplo, gracias a RescueTime/Qbserve puedo ver que he invertido 20h a la semana en Ulysses (mi aplicación de escritura), pero solo gracias a Toggl puedo descubrir cuánto de ese tiempo he dedicado a la escritura de un ebook , cuánto a la escritura de un artículo para mi blog, etc.

Analiza tu energía

Si de verdad quieres mejorar el uso que haces de tu tiempo, es recomendable que conozcas cuál era tu estado a la hora de realizar ciertas tareas.

Esto es, si te sentiste aburrido, feliz, cansado, motivado… Puedes hacerlo fácilmente gracias a las etiquetas que te proporciona Toggl.

Todos estos datos te serán muy útiles a la hora de llevar a cabo el siguiente paso: las acciones de mejora.

Paso 4: ACTÚA sobre los resultados

Si has seguido todas las recomendaciones del artículo, ahora mismo deberías saber tres cosas fundamentales:

• Dónde estás invirtiendo tu tiempo. Gracias a que lo mediste con RescueTime o Qbserve.
• Dónde se está yendo (o por donde está viniendo) tu energía. Ya que apuntaste en Toggl tu estado al realizar las tareas de cada proyecto.
• Y qué estás obteniendo a cambio y cuánto tiempo te ha llevado. Esto es, los resultados de terminar tu proyecto en el tiempo que hayas medido con Toggl.

Con estos tres datos lo que tienes que hacer es comenzar a realizar ajustes para sacarle más rendimiento a tus horas de trabajo.

Es muy complicado que yo pueda guiarte sin tener tus informes delante, ya que cada caso es un mundo, pero existen pequeñas pautas generales que puedes seguir para intentar mejorar; allá van.

Pauta 1: eliminar

La primera cosa en la que deberías centrarte es en cargarte todas las distracciones que te hayas ido encontrando en la categoría de distracción de la aplicación de time tracking que hayas estado utilizando.

Por mi experiencia te diré que la mayoría de estas distracciones suelen venir de redes sociales.

Si es tu caso, tu mejor aliado para esta tarea será WasteNoTime, una extensión que podrás añadir a Safari o Chrome, y que además de bloquear el acceso a determinados sitios durante tus horas de trabajo, también hace un time tracking de los mismos, así que podrás ver cuáles son los lugares donde más tiempo inviertes.

Pauta 2: optimizar

Muchas de las categorías que encuentres al analizar tus resultados de seguimiento caerán en la sección “neutral”, es decir, no podrás eliminarlas porque son fundamentales para tu día a día, así que lo que tendrás que hacer es optimizarlas para que te lleven menos tiempo.

Normalmente aquí encontrarás sobre todo tiempo dedicado a tu explorador de archivos. Si es tu caso te recomiendo que instales un buscador/lanzador para agilizar tu trabajo.

Yo utilizo Alfred (macOS); en Windows Cerebro parece estar posicionándose como una alternativa seria, pero si conoces algo mejor estaré encantado de recibir una recomendación en los comentarios 🙂

Recuerda que la optimización no debes aplicarla solamente a las tareas neutrales, sino también a las productivas.

Imagina que en Toggl observas que escribir un artículo de 2000 palabras para tu blog te ha llevado 2h y media. Para optimizarlo podrías utilizar diversas soluciones como:

• Crear un mapa mental antes de comenzar a escribir para tener más claras las ideas.
• Utilizar un lenguaje de marcado ágil como Markdown que te facilite la fluidez al escribir.
• Añadir gráficos o imágenes que te ayuden a explicar con menos palabras lo que quieres hacer entender a tus lectores.
• Etc.

Como ves existen soluciones muy variopintas, y esto es sólo para un problema muy específico (tardar más de la cuenta en escribir)

Cuando hagas este tipo de optimizaciones te recomiendo aplicarlas de una en una, de esta forma serás más consciente de qué es lo que te está funcionando y qué es lo que no.

Pauta 3: automatizar

La tercera de las soluciones a la hora de sacarle el máximo rendimiento a tu tiempo consiste en automatizar.

Como ya te he comentado en el punto anterior, una de las tareas neutras que seguramente veas aparecer por tus análisis, será la que dedicas a navegar por tus archivos y a gestionarlos, así que podrías utilizar Hazel (macOS) o FileJuggler (Windows) para que estos se ordenasen y colocasen en su sitio automáticamente.

Yo por ejemplo hace años que no organizo mis fotografías, lo hacen ellas solas automáticamente dividiéndose en meses y diferenciando vídeos de capturas de pantalla.

• ¿Pierdes mucho tiempo creando y gestionando facturas? → Quaderno
• ¿Pierdes mucho tiempo gestionando el email? → Sanebox

Y así con todo. Existen un sinfín de soluciones de todo tipo, solo tienes que buscar.

He de advertirte que la gran mayoría de ellas serán de pago, pero ahora que ya estás haciendo un seguimiento de tu tiempo puedes probarlas y ver claramente si las estás amortizando o no (pista: seguramente sí)

Recuerda que tan importante es automatizar las tareas neutras como las productivas.

Esto último suele ser más complicado ya que por desgracia este tipo de acciones (que son las que al final aportan valor en tu vida y tu negocio) necesitan intervención humana para funcionar correctamente. Aun así no dejes de intentarlo, siempre hay soluciones que te facilitarán el proceso. Por ejemplo:

• No puedes automatizar la creación de artículos (no al menos sin utilizar artes oscuras), pero sí puedes automatizar la escritura de los mismos mediante expansores de texto como TextExpander.
• Puedes automatizar tus procesos de venta utilizando embudos de conversión y webinars con Active Campaign y Webinar Ninja.
• Puedes crear acciones en Photoshop que te ayuden a crear mockups perfectos con tan solo un par de clicks.
• Etc.

Como ya te he comentado, es un poco más complicado encontrar automatizaciones para este tipo de tareas, pero haberlas haylas, solo tienes que buscarlas 🙂

Pauta 4: delegar

El último punto para convertirse en un maestro de la gestión del tiempo es el que actualmente están llevando a cabo la mayoría de emprendedores en la actualidad: delegar.

Tú no puedes tener más tiempo, pero puedes comprar el de otros. Eso sí, va a salirte mucho más caro que una automatización que puedes tener funcionando 24 horas al día por 30-50$ al mes (o incluso menos)

En mi opinión, para llegar hasta aquí antes deberías haber explotado al máximo los apartados anteriores:

• Deberás haber eliminado no solo las distracciones, sino también todas aquellas tareas “neutras” y/o “productivas” que en realidad no te están aportando tanto valor como crees.
• Deberás haber optimizado y automatizado los procesos todo lo posible, de esta forma le harás la vida más fácil a la persona que se encargará de dichas tareas.

Hay muchas situaciones donde la delegación es un acierto asegurado.

El ejemplo más claro suele pasar por la burocracia. Yo he simplificado mi facturación todo lo que he podido gracias a Hazel y a Quaderno, pero aun así, plantarme cada trimestre frente a todas ellas para realizar la declaración es algo que jamás creo que llegase a compensarme a nivel de tiempo (y si lo hiciese me dejaría la energía por lo suelos porque es algo que odio), así que la solución pasa por contratar un asesor fiscal.

A partir de aquí, y siempre que el dinero te lo permita, las posibilidades son prácticamente infinitas: desde contratar a alguien para que cree contenido por ti, ofrezca soporte a tus clientes, mantenga y optimice tu sitio web…

Simplemente deberás utilizar tus informes de seguimiento de tiempo para saber por dónde se está yendo tu energía y tu tiempo a cambio de nada, para quitártelo de encima en cuanto puedas y así poder dedicarte a aportar valor en lo que realmente te gusta y eres bueno.

Aquí te dejamos una infografía a modo de resumen sobre la medición de tu tiempo y tu productividad:

Descargar infografía como imagen

Como ves todo es una cuestión cuestión de iterar y refinar el sistema poco a poco para llegar a unos niveles óptimos.

Lleva mucho trabajo y esfuerzo dominar la gestión del tiempo, pero si eres constante los resultados merecerán la pena.

Espero que esta guía te haya resultado interesante y sobre todo que te anime a ponerte en marcha. No dejes que este artículo muera en tu lista de “cosas para leer después”.

Te animo a que dejes un comentario en el blog contando cuáles crees que son las 3 aplicaciones productivas que más usas, y cuáles las que más te distraen. Instala RescueTime o Qbserve, y dentro de unos días vuelve a pasarte por aquí para ver cuánto te has aproximado a la realidad.

Muchas gracias Omar por dejarme un pedacito de tu proyecto para expresarme y hacer que mis ideas puedan llegar a mucha más gente. ¡Siempre agradecido! 🙂