Cómo cumplir tus objetivos con un sistema de trabajo basado en Trello [con plantilla de Tablero descargable]

Iré directa al grano…

Sin una estrategia, hay un 99% de posibilidades de que tu negocio online NO funcione.

Con que no funcione no me refiero a que falle un plugin o todas esas herramientas que tan bien sabe manejar Omar. Estoy hablando de la realidad de tu negocio, de los resultados.

Lo más seguro es que te decidieses a emprender por alguno de los siguientes motivos:

• Querías ser tu propio jefe.
• Tener libertad de horarios.
• Poder conciliar mejor tu vida profesional con la personal.
• Trabajar de lo que te apasiona.
• Etc.

Y todo eso está muy bien, pero la realidad es que si tu empresa (porque sí, eres una empresa) no te da beneficios, un mínimo de rentabilidad… todo lo demás deja de tener sentido.

Sin ingresos… no vives.

Sin controlar la rentabilidad… vives encadenado a tu negocio.

De aquí el que todos los emprendedores caigan en el síndrome del burnout o se frustren al ver que por mucho que trabajan no avanzan.

Por eso la clave para que una empresa vaya bien no está en generar más ingresos, sino en la gestión (justo de lo que no te habla casi nadie).

¡Hola!

Soy Laura Ruiz, experta en gestión de negocio digital y Controller Financiero.

Dicho de otra forma, me dedico a ayudar a emprendedores como tú a gestionar de forma eficiente sus proyectos para que aumente la rentabilidad, sin tener que trabajar más horas.

¿Por qué estoy aquí hoy?

Pues para enseñarte cómo la gestión hace que tu negocio avance más rápido y mejor. Y para ello te voy a hablar de una de las patas sobre las que se debe sustentar una empresa: los objetivos. Pero no desde la teoría que de eso ya hay mucho en Internet, hoy te enseño a cómo alcanzar tus metas al volcarlas en tu rutina de trabajo.

Y todo ello usando una herramienta que seguro conoces: Trello.

Venga, que te cuento paso a paso.

Objetivos estratégicos: la diferencia entre conseguir resultados o no

Un negocio sin objetivos es como un corredor que no sabe dónde está la meta. Si no sabemos qué queremos alcanzar, no podemos pensar cuál es el mejor camino para llegar.

Esto es evidente y seguro que ya lo has leído más de una vez.

Por eso vamos a ir un poco más allá y te voy a plantear 2 ideas muy importantes:

• El tipo de objetivos que te debes poner.
• Cómo trabajar tus metas a 3 meses vista.

Te explico cada una.

1. ¿Pones cualquier cosa como objetivo? Aprende a fijar las metas adecuadas

Todo el mundo sabe que debe fijarse metas, pero la amplia mayoría no lo hace o lo hace mal. No me vale que pienses… «este mes voy a volcarme en conseguir más ingresos».

• ¿Cuánto es lo que esperas que aumente?
• ¿A qué tipo de ingresos te refieres?

Cuento menos definido esté, más opciones hay de que no lo cumplas. Para que un objetivo funcione de verdad, debe tener estas 4 características:

• Ambicioso: pero con coherencia a tu situación actual. No te pases de sencillo, pero tampoco te marques imposibles.
• Medible: lo que no se puede medir, no se puede controlar. Junto con el objetivo establece siempre una métrica que te sirva de punto de control.
• Específico: «quiero aumentar un 30% los ingresos que me entran a través del producto x».
• Limitado: y siempre con una referencia temporal. Por ejemplo, al punto anterior súmale «en 3 meses».

Ojo, aprender a establecer unos buenos objetivos no es fácil, conlleva un cambio de mentalidad y práctica. Por si sientes que éste es uno de tus puntos débiles, te dejo 2 posts:

• Análisis de situación inicial: aquí te planteo una serie de preguntas que te ayudarán a detectar cuál es la situación actual de tu proyecto (no des por hecho que la conoces, es un error muy habitual). Esto es importante porque si no sabes dónde estás, es imposible que te marques metas coherentes. Pincha aquí para acceder al post.
• Cómo establecer objetivos: en éste tienes desarrollado el sistema que debes emplear para fijar tus metas, piensa que ahora solo te he mostrado una pincelada. Pincha aquí para leer el artículo sobre objetivos estratégicos.

Ten paciencia, ya te digo que es una tarea que se aprende a ejecutar a base de practicar.

2. Por qué trabajar con objetivos trimestrales

Ahora te cuento cómo establecer tu sistema de trabajo con Trello en relación a los objetivos trimestrales que te hayas propuesto.

Pero, ¿por qué trimestrales?

Por 3 motivos.

• Es el tiempo justo: ni mucho ni poco. Ni es muy amplio como para perder mucho tiempo si cometemos un error de estrategia, ni es demasiado corto como para no poder profundizar en metas valiosas.
• Te da claridad: una visión global de cómo avanza tu negocio. Para esto un mes es periodo demasiado breve.
• Tienes margen para planificar: Algunas estrategias más complejas, o que precisen participación de colaboradores externos, son casi imposibles de poner en marcha si no es con suficiente antelación.

Aclarado esto, vamos al lío 😉

Cómo establecer una rutina de trabajo con Trello para alcanzar tus objetivos trimestrales

El gran problema que tienen todos los emprendedores al cumplir sus objetivos es que no saben cómo llevarlos a cabo. Y esto se debe a lo que te voy a explicar ahora.

Para poder alcanzar una meta tienes que ser capaz de desglosarla en pequeñas acciones e incorporarlas a tu planificación.

Sin esto, tu objetivo no es más que una línea que apuntaste en un papel.

La diferencia entre avanzar o no está aquí, en el sistema de trabajo.

1. ¿Qué es Trello y cómo funciona?

Me imagino que conocerás esta herramienta, pero por si no fuese así te la presento de forma breve.

Trello es una aplicación web de gestión de proyectos (basada en el método Kanban), muy visual y sencilla de usar, que te ayuda a organizar mejor tus tareas y poder trabajar online con otras personas (tanto con colaboradores como con clientes).

Su funcionamiento se basa en tableros, listas o columnas y tarjetas.

Aquí ves un tablero con 2 listas (puedes incluir todas las que tú quieras) en las que hay 3 tarjetas dentro. Su flexibilidad reside en que puedes ir moviendo las tarjetas de una lista a otra solo con arrastrar o, incluso, copiarlas a otros tableros.

Luego, dentro de cada tarjeta también existen muchas opciones.

• Descripción: extiendes la explicación necesaria sobre el tema de la tarjeta.
• Miembros: para asignar a otros colaboradores esa tarjeta.
• Etiquetas: tienes varios colores a elegir y puedes añadir un texto en cada una.
• Checklist: dentro de la tarjeta puedes incluir varios puntos que ir tildando a medida que avanzas (ideal para que no se te olvide nada).
• Vencimiento: para asignar una fecha límite y que te llegue una notificación.
• Adjunto: puedes subir archivos desde tu ordenador, otras tarjetas de Trello, Dropbox, Google Drive, Box, etc.
• Comentarios: como en un foro, puedes incorporar comentarios y citar a otros miembros del equipo para que les llegue una notificación.

Trello tiene muchas más funciones que me darían para escribir otro post entero, pero para lo que te voy a explicar aquí, con esto es suficiente.

2. Tableros y listas que debes crear

Ahora voy a ir paso a paso explicándote cuál es el sistema de trabajo que vas a implementar para trabajar tus objetivos trimestrales con esta herramienta. Tienes que crear 3 tableros:

• Tareas: donde trabajarás a diario. 
• Inbox – proyectos: puerta de entrada para todas las ideas, tareas nuevas o recados que te llegan.
• Objetivos trimestrales: por ahora lo dejamos vacío, pero aquí es donde convertiremos el objetivo/proyecto en una relación de tareas. 

Vamos a ver lo que debes incluir en los 2 primeros.

A. Tablero “Tareas”

Dentro de este tablero vas a crear las siguientes listas o columnas (se pueden llamar de las 2 maneras). 

• Índices y accesos directos: información que necesitas tener a mano de forma rápida. Por ejemplo, un enlace a tu sistema de carpetas en la nube, a tu calendario editorial, a tu blog, etc. También es muy práctico volcar aquí información útil para tus colaboradores (la relación de colores de las etiquetas, miembros activos en el proyecto y forma de contacto…).
• Hacer esta semana: aquí están las tareas que tienes previsto acabar esta semana.
• En curso – Nombre colaborador: en ésta el colaborador desplaza las tareas en las que esté trabajando.
• En espera: aquí irían todas las tareas que tenemos bloqueadas porque estamos esperando a que otra persona ajena al equipo las termine. Piensa en asuntos como que estés esperando un «ok», que un proveedor te mande un presupuesto, que un diseñador te envíe unos archivos…
• Done: todas esas maravillosas acciones a las que les puedes decir bye bye porque ya están hechas (¡bien por ti!).

Aquí ves como debería quedar.

B. Tablero «Inbox»

En este tablero tienes que crear estas listas:

• Inbox: donde incluirás todas las tareas, ideas, encargos o cualquier acción nueva que te vaya surgiendo en tu día a día.
• Tareas: aquí pondrás las tareas una vez las proceses desde el Inbox y las conviertas en acciones claras, únicas y que no te ocupen más de una hora completar. Esto es solo una referencia, lo importante es que asimiles que cada tarjeta debe ser una acción mínima (ya no se puede desglosar en más subtareas).
• Proyectos: todas esas ideas más complejas que engloban muchas más acciones. 

Cuando tengas el tablero en funcionamiento será algo parecido a esto.

Recuerda que por ahora el tablero de objetivos trimestrales sigue vacío.

3. Arrancamos dentro del tablero «Inbox»

Antes de empezar a explicarte el funcionamiento, quiero insistirte en una idea muy importante:

Tu tiempo es un bien limitado que «vale» más que el dinero porque mientras que éste se puede generar, el tiempo no.

De hecho, si no lo haces, te digo desde ya que deberías empezar a medir y controlar en qué inviertes tus horas.

Tienes que tener muy claro que cuando escojas los proyectos que vas a hacer en el próximo trimestre, tienen que tener una vinculación directa con el objetivo general que quieres conseguir.

Si tu objetivo prioritario es subir ingresos o necesitas incorporar a una persona para que tú liberes tiempo, los proyectos que elijas deben ir encaminados a cumplir esa meta que te has fijado.

Por ejemplo, si lo que necesitas es incorporar una nueva persona en el equipo para delegar tareas, no tendría sentido que te pongas a diseñar un embudo de ventas, deberías volcar tus esfuerzos en crear procesos que faciliten al nuevo colaborador la entrada a tu equipo.

Todo debe ir alineado: objetivos -> proyectos -> tareas -> resultados.

En el momento en que esta secuencia lógica se rompe es cuando te estancas con tu proyecto, diluyes tus esfuerzos y pierdes el rumbo.

Venga, ahora ya sí entramos en el tablero Inbox.

Imagínate que estás a día 20 del segundo mes del trimestre. Todavía falta bastante para que te sientes a planificar lo que harás en los próximos 3 meses, pero eso no significa que por el camino no vayan apareciendo nuevas tareas.

En la lista Inbox es donde apuntarás todas esas tareas, encargos, ideas o lo que sea que vaya surgiendo. Piensa en esta lista como una libreta mental donde vas apuntando todo lo que va surgiendo para que:

1. No se te olvide.
2. No esté ocupando espacio en tu cabeza.

Una vez al día o la semana (aquí ya irás ajustando tú), procesas esta columna para dejarla vacía. Con procesar me refiero a realizar los siguientes pasos:

• Revisas el título de la tarjeta para asegurarte que es una acción clara.
• Divides esa tarea en todas las subacciones que habría que realizar.
• Pones fecha de vencimiento en el caso de que haya.
• Se la asignas a un compañero si esa persona es la que tiene que realizar esa tarea.

Hecho esto, la mueves a la columna “Tareas” y, en caso de que tenga fecha concreta de realización, la insertas en el orden cronológico que le corresponde.

Pero… si identificas que una tarea es más compleja porque conlleva muchas más acciones, la colocas en la columna de proyectos.

Y ahí se queda.

Recuerda que te dije que estábamos en el día 20 del 2º mes de un trimestre. Piensa que tú ya tienes la planificación del trimestre en el que te encuentras. No puedes interrumpirla o cambiarla porque te haya entrado algo nuevo, ahí sería cuando empezaría el caos.

Simplemente, dejas en este tablero todas estas tareas y proyectos para cuando vayas a planificar el nuevo trimestre.

En caso de que a la hora de limpiar tu Inbox detectes que varias tarjetas corresponden a un mismo proyecto, abres una columna específica para él e incorporas todas esas tarjetas.

4. Elegimos proyectos según nuestros objetivos

Ahora ya sí, llega el día que tienes asignado en tu calendario para planificarte.

Toca ver qué vas a hacer en el siguiente trimestre. Tienes que volver al tablero Inbox y estudiar todos los proyectos que tienes anotados para ver cuáles son los que vas a atacar.

Recuerda lo que te dije antes. Nunca debes perder de vista cuál es tu objetivo central a la hora de elegir los proyectos que quieras realizar y el punto del que partes.

Eliges el primer proyecto. Vamos a suponer que escoges “crear un curso sobre la temática x”.

Entonces (como hicimos antes), creas un lista específica para ese proyecto en este mismo tablero y mueves cualquier tarjeta que esté relacionada con él. 

Como la idea es realizarlo en el primer mes del siguiente trimestre, le pones de nombre “Objetivo abril” (o lo que corresponda).

Al igual que has hecho con este primer mes, ahora tienes que:

• Escoger otros 2 proyectos que cuadren con tu objetivo central.
• Asignarles un mes.
• Arrastrar todas las tareas relacionadas con cada uno.

Por lo tanto, te quedarás con 3 columnas, una para cada mes.

Ahora que ya has decidido en qué 3 grandes proyectos vas a trabajar, del resto te olvidas hasta que vuelvas a planificar de nuevo el siguiente trimestre.

(Ojo, también es posible que marques un único proyecto para todo el trimestre si la envergadura del plan así lo exige.)

5. Entramos en el tablero objetivos trimestrales

Hecho eso, toca mover esas 3 listas con todas sus tarjetas al tablero de objetivos trimestrales.

Para hacerlo das a los 3 puntitos que hay en la esquina superior derecha de la lista, pulsas mover lista y Trello te ofrece un desplegable para que elijas a qué tablero lo quieres desplazar.

Lo que tienes que hacer ahora es detallar al máximo, por lo menos, el primer mes porque, como es lógico, es el más inmediato. Tienes que entrar a especificar todas las tareas/acciones que debes realizar para conseguir el objetivo de ese mes.

Te doy ejemplos en relación al proyecto “crear un curso”.

• Definir la transformación que debe experimentar la persona después de hacer el curso.
• Diseñar una encuesta para clientes anteriores o suscriptores y pedirles opinión o sugerencias sobre qué incluir en el curso.
• Planificar la estructura general del curso (módulos, lecciones, objetivos…).
• Decidir el modo de entrega (si va a ser goteado o tiene acceso a todo nada más entrar).
• Elegir el formato (si las lecciones van a ser en vídeo, en texto, los dos…).
• Definir la plataforma.
• Etc

Como ves, van a salir muchísimas tareas.

Consejo

Si ya tuvieses creado un proceso acerca de cómo crear un nuevo curso, todo este desglose de tareas te resultaría mucho más sencillo. Sólo tendrías que ir volcando todos los pasos que tienes anotados.

Por lo que sé hábil y si esta es tu primera vez… toma nota de todos los pasos que realizas y fija un proceso (ahorrarás más tiempo la próxima vez).

Si no entiendes bien qué es un proceso o no sabes que una de las herramientas más valiosas de tu negocio es el manual operativo… por favor, lee este post.

Una vez que tienes todas las tareas desglosadas, toca ordenarlas porque habrá algunas que vayan antes que otras.

Siguiendo con el ejemplo anterior, «definir lo que quiero que consiga mi cliente al hacer el curso» sería lo primero porque va a condicionar futuras acciones que tengas que realizar.

Con todo ordenado, debes revisar si alguna de las acciones tiene una fecha determinada que debas cumplir.

Si, por ejemplo, tienes que contactar a posibles afiliados para hacer una campaña de promoción de tu curso, deberías poner una fecha límite (no les puedes avisar de hoy para mañana).

Por lo tanto, le asignas una fecha de vencimiento.

Esto te ayudará a tener un marco temporal en el que trabajar. Si el 15 de abril es el tope para contactar a los afiliados, ya sabes que antes debes tener hechas una serie de tareas:

• Tener definido el precio del curso.
• El porcentaje de la comisión.
• La plataforma con la que vas a trabajar.
• Crear el dossier de afiliados.

De hecho, lo más seguro es que te toque reordenar alguna tarjeta al incorporar estos deadline.

Una vez lo tengas ordenado todo, ya sabrás cuáles son las tareas a realizar en la primera semana del trimestre.

Nos vamos ya hasta el último tablero. 😉 

6. El tablero «Tareas»

Imagina que hoy es viernes y tienes que planificar el trabajo de la semana siguiente.

Lo que harías sería irte a la lista correspondiente a ese mes del tablero de Objetivos trimestrales. Ya allí, elegirías todas las tarjetas asumibles para una semana y las moverías al tablero “Tareas” que es en el que trabajamos de forma diaria (en la columna “Hacer esta semana”).

Para hacerlo de una forma más ágil, coloca el cursor en la parte derecha de la tarjeta y verás que aparece un lápiz.

Al pulsar te aparecen una serie de acciones rápidas que puedes hacer sin necesidad de entrar en la tarjeta. Una de ellas es poder moverla.

Este menú de acciones rápidas te será muy útil para otra cuestión que también te recomiendo hacer: etiquetar en rojo todas las tareas relativas a los proyectos.

Todas estas acciones son las prioritarias porque son las que tienen relación directa con la consecución de tu objetivo mensual. Al etiquetarlas en rojo las podrás identificar fácilmente y sabrás qué es lo primero que debes hacer en tu día de trabajo.

Piénsalo, no tiene el mismo impacto para tu negocio el crear los contenidos del primer módulo de tu curso que gestionar tu correo. Una te acerca a tus metas mientras que la otra no (aunque también estés obligado a hacerla).

Por ejemplo, cuando llegue el lunes, tú colocarás en tu lista de “En curso” una tarea relacionada con el proyecto (marcada en rojo). Finalizada ésta, ya puedes ponerte con el resto de tarjetas que tengas.

¿Y sabes una cosa? 

Ya has hecho el recorrido entero.

Has pasado de tener un objetivo en tu cabeza a tener todas las tareas que tienes que realizar para alcanzarlo en tu planificación diaria.

Y todo gracias a aprender a gestionar tu negocio. 😉

Da forma a tu sistema de trabajo con mis tableros de Trello

Me imagino que en estos momentos tendrás la cabeza un poco saturada porque te he introducido muchos conceptos e ideas dentro del post.

Para hacerte la vida un poco más fácil y te sea más sencillo aplicar todo lo que te he explicado, te he preparado un regalo: acceso a los tableros de Trello que te he enseñado en el post + una automatización superútil que puedes poner en práctica con Trello.

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No te preocupes que no es difícil, además, también te mandaré unas instrucciones para que puedas hacerlo sin problema.

Ahora ya solo depende de ti.

¿Quieres alcanzar de verdad tus metas?

Accede a los tableros, fija tus objetivos trimestrales y aplica el sistema de trabajo que te he enseñado en el post. Cuando te quieras dar cuenta, estarás avanzando a pasos de gigante.

Si tienes alguna duda, aquí me tienes

Ahora espero que me cuentes tú a mí.

Tanto por si te ha quedado alguna duda acerca de cómo aplicar lo que te he explicado en el post, como si me quieres comentar cuáles son tus problemas a la hora de gestionar tu negocio.

Me tienes a tan solo un comentario de distancia 😉