Saber delegar tareas es vital para tu negocio: entrevista con Yolanda Pérez

Hoy tengo el placer de entrevistar a una persona que se está posicionando de forma excepcional dentro de su sector: la secretaria externa.

foto-yolanda-perezHay otras formas de nombrarlo, como asistente virtual o secretaria virtual administrativa. No importa, eso es sólo una etiqueta.

La cuestión es que Yolanda Pérez te puede ofrecer sus servicios para que delegues en ella una serie de tareas rutinarias en el día a día de tu negocio para que tú puedas centrarte en lo importante y en lo que mejor sepas hacer.

Donde tu tiempo es más rentable, vaya.

Me consta que ya está trabajando con algún compañero que conozco y los resultados y referencias con inmejorables.

Lo dicho, yo siempre estoy hablando de que hay sectores en la red que aun no tienen definidos unos referentes claros y creo que Yolanda es el ejemplo perfecto de una persona que llega para quedarse utilizando internet para posicionarse.

icon-microphone Entrevista con Yolanda Pérez

icon-clock-o Partes de la entrevista

  • Presentación, ¿quién es Yolanda Pérez?
  • ¿A qué te dedicabas antes de emprender tu proyecto online? – 03:00
  • ¿Qué es una Secretaria Virtual Administrativa? – 05:59
  • Háblanos de tu web y de cómo te facilita el contacto con nuevos clientes – 11:10
  • Veo que has establecido relaciones profesionales con Arturo García, Marina Brocca, Ana Sastre… ¿os funciona esa «reciprocidad» en la recomendación? – 15:20
  • ¿Cómo te encargas de la atención al cliente si por ejemplo la actividad profesional del cliente te es muy desconocida? – 21:10
  • ¿Cómo crees que perciben los usuarios cuando un blogger usa «un filtro» a través de otra persona en los emails? – 31:30
  • Coloca en orden de relevancia para la captación de clientes: redes sociales, lista de suscriptores, contenidos en tu blog – 36:40
  • Personalmente creo que tu sector va a estar en auge porque cada vez hay más profesionales con éxito en la red que necesitan un cable, ¿cómo ves tu esta tendencia? – 39:40
  • ¿Qué consejos le darías a quienes se están planteando comenzar en internet? – 45:00

Dónde podemos encontrar a Yolanda

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Omar de la Fuente
Omar de la Fuente
Trabajo con mi blog haciendo realidad mi sueño de vivir de mi propio negocio online y poder ayudar a otras personas a conseguir el suyo a través de mis contenidos gratuitos y mis cursos de pago.

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23 comentarios en “Saber delegar tareas es vital para tu negocio: entrevista con Yolanda Pérez”

  1. Javi Felices

    Me había perdido muchas entrevistas, y me ha hecho mucha ilusión ésta, conocía a Yolanda un poco porque ha ido ganando mucha visibilidad, es lo que tiene hacer las cosas bien y ser buena gente también, y luego por nuestra amiga María del Carmen.

    Me ha gustado mucho ponerte voz, he disfrutado de la entrevista, y me has encantado todo, principalmente cuando has hablado del tema de la colaboración, como lo has descrito, lo comparto al 100%, y vuelve a decir mucho de ti.

    Un abrazo grande.

    PD: La web, contenidos y todo son geniales, mucho éxito y que todo te vaya bien, porque lo mereces 🙂

    1. Hola javi,

      Qué ilusión verte comentar. Y que te hayas fijado en la entrevista.

      Me alegro de que la hayas disfrutado. Estuvo genial, compartir ese rato con Omar. Tiene una facilidad increíble para hacer que te sientas cómoda.

      Es un privilegio tener a referentes y ejemplos de motivación como él.

      Muchas gracias por tus palabras y espero seguir coincidiendo y por supuesto compartiendo contigo.

      Un fuerte abrazo 🙂

  2. Hola Yolanda y Omar! Muchísimas gracias por esta entrevista, Yolanda he de decir que tienes mucho mérito lanzando este proyecto, yo llevo meses dandole vueltas a como ofrecer mis servicios de VA y no acababa de decidirme, pero me ha dado fuerza ver como otra personas lo están implementando con éxito, ¡enhorabuena!

    Delegar es necesario para crecer, y cada vez será más necesario recurrir a profesionales de apoyo.

    Un abrazo y te deseo muchísimo éxito
    Elisa

    1. Buenos días Elisa:

      Gracias por pasarte por el blog de Omar y dejar tu comentario.

      Me encanta cuando me encuentro con profesionales del sector y mujeres emprendedoras.

      Espero verte muy pronto con tu proyecto por este mundillo. No te lo pienses tanto y lánzate a la piscina. Merece la pena el chapuzón 😉

      Y si por el camino en algo te puedo ayudar, ya sabes por donde me tienes.

      Un fuerte abrazo 🙂

  3. Buenos días a los dos,

    Que alegría más grande ver a dos de mis personas favoritas del mundillo online frente a frente 🙂

    Por supuesto que iba a ver la entrevista, esta era imposible que me la perdiera. Muchas gracias por las palabras que me dedicas Omar, me has puesto una sonrisa de oreja a oreja.

    Sabes que yo te tengo envidia a ti en otras cosas 😉

    En cuanto a lo que ha explicado Yolanda quería aclarar algunos puntos que creo que pueden interesar a la gente que esté pensando en contratar a una secretaria externa.

    En mi caso no utilizo una secretaria externa para darme empaque, de hecho no creo que tener secretaria te suba de estatus y yo mismo tuve serias dudas sobre si poner a Yolanda a contestar mis correos, pero llegué a un punto en el que media jornada se me iba en responder consultas y sentía que necesitaba que alguien me echara una mano.

    Esa fue única motivación, el optimizar mi tiempo.

    Yolanda es muy discreta y seguramente no haya querido dar detalles de cómo me ayuda profesionalmente, pero a mi no me importa compartirlo así que os dejo un par de ejemplos de lo que hace por mí:

    1. Los correos que recibo a través de la web le llegan a ella directamente. Ella decide qué es prioritario y que no. Además hemos establecido unos protocolos y sabe lo que tiene que hacer cuando es una consulta de un lector sobre algo de lo que hablo en un post, cuando es una solicitud de presupuesto, cuando es una propuesta de colaboración, etc. En cada caso actúa de una manera en base a mis indicaciones y las sugerencias que me va dando.

    2. Cuando recibo una solicitud de presupuesto ella responde automáticamente con una documentación que le he preparado, si tiene dudas o el proyecto se sale de lo común lo valoramos y le doy indicaciones concretas para ese caso. Después ella se encarga de una de las cosas que más valoro: el seguimiento del cliente. Es decir, si el cliente no responde en unos días ella le vuelve a contactar, si acepta el presupuesto ella se encarga de pasarle y recopilar toda la información que necesito para hacer la web, etc. Con estas tareas me ahorra muchísimo tiempo y me permite centrarme en otros aspectos de mi negocio.

    También podría encargarse de la facturación, controlar que los clientes hayan abonado las cantidades pactadas, hacer reclamaciones en el caso de que no sea así, dirigir y organizar equipos de trabajo, etc. Estas tareas todavía no las está ejerciendo para mí, pero a medio plazo son responsabilidades que pienso asignarle.

    Por otro lado también podría encargarse de contestar comentarios en mi blog, interactuar en redes sociales o buscar documentación para mis entradas, pero estos temas me parecen ya muy personales y no me interesa delegarlos. Pero por poder lo podría hacer.

    Con esto quiero decir que no solo organiza tu bandeja de correo y prioriza, si no que también actúa y ejecuta, siempre y cuando lo vea claro y hayamos hablado del procedimiento a seguir en ese caso.

    Evidentemente ella no responde las dudas técnicas de mis clientes ni les asesora en mi nombre, como ella dice «la idea es que te ayude con las tareas rutinarias que te restan tiempo para dedicarte a las tareas de tu negocio donde eres más importante».

    En cuanto al tema del filtro… puede que haya gente a la que no le guste, no lo sé, pero en nuestro caso el que me escribe siempre acaba encontrándome.

    Ejemplos:

    1. Lector del blog que me hace una consulta privada por email. Si tuviera que contestar todas esas cuestiones de manera privada no haría otra cosa en todo el día y además muchas veces las consultas se repiten, así que Yolanda les invita a hacer la consulta en los comentarios del blog y así podremos ayudar a más personas. Yo contesto casi el 100% de los comentarios de mi blog así que ese lector va a tener su respuesta, cosa que seguramente no ocurriría si tuviera que contestarle de manera individual.

    2. Cliente interesado en contratarme. Recibo muchas solicitudes de presupuesto que vienen de personas que solo están pescando, es decir, que me piden presupuesto a mí y a otros 10 para comparar o ver por dónde pueden ir los tiros. Yolanda les manda un presupuesto aproximado basado en un desarrollo estándar y les invita a concertar una reunión conmigo vía skype para conocer mejor el proyecto. Los hay que no vuelven a dar señales de vida, pero el que está interesado en hablar conmigo solo tiene que contestar a ese correo y concertar una cita. Cita que organiza Yolanda en base a mi disponibilidad.

    Cuesta mucho empezar a delegar, al principio todos somos Juan Palomo, pero cuando la cosa empieza a crecer no te queda otra que buscar ayuda. En mi caso ahora mismo me resulta imposible abarcarlo todo a pesar de las jornadas maratonianas que me meto.

    Encontrar a Yolanda ha sido un puntazo, no solo porque es muy organizada y lleva control de todos mis asuntos, sino porque también me aporta ideas, me dice las cosas claras y es muy buena gente, cualidad que valoro muchísimo y que considero imprescindible para confiarle ciertas partes de mi negocio 🙂

    Pido disculpas por este mini post, pero creo que hay puntos que pueden interesar a los profesionales que vayan pillados de tiempo y estén pensando en delegar.

    Un abrazo grande para los dos 🙂

    1. Omar de la Fuente

      Hola Arturo!
      Como dices al final del comentario, yo tampoco sabía bien si aprobarlo o directamente hacer un «copia/pega» y crear un nuevo post jajajja 😉
      Muchísimas gracias por compartir todo eso tio, estoy convencido de que aporta mucho valor y despeja dudas.
      De hecho a mí el primero, que tenía pendiente escribirte para preguntarte exactamente por lo que ya has explicado aquí para todos, porque yo también voy a tener que empezar a delegar pronto.
      No obstante te escribiré ahora un email por otros temas 🙂
      Un abrazo jefe!!

    2. Wow! Muchas gracias por este mini-post. A mí me ha despejado muchas dudas porque no terminaba de quedarme claro hasta qué punto se filtraban los emails o qué clase de respuestas se dan. A mí me vendrá de perlas también en un futuro no muy lejano porque a mí también se me va gran parte del día en responder consultas.

      Muchas gracias Arturo y felicidades otra vez a Yolanda por ese trabajado que haces 🙂

      Lourdes

      1. Lordes, ya conoces un poco más de Yolanda Pérez- La Secretaria Externa, con la radiografía de mi trabajo que hoy expone Arturo.

        Cualquier duda en ese sentido, os invito a llamarme o escribirme. Me encanta desvirtualizar y si puedo ayudar, encantado de hacerlo.

        Gracias de nuevo por comentar y tus palabras.

        Un fuerte abrazo 🙂

    3. Hola Arturo:

      ¡Al final lo has conseguido! y aquí me tienes emocionada y con lágrimas en los ojos 😉

      Me conoces y sabes que soy muy pero que muy discreta, cuando se trata de hablar de mis clientes y de mi trabajo con ellos.

      Os respeto por encima de todo y vuestra confianza se merece mi discreción y confidencialidad.

      Has hecho la radiografía perfecta de nuestra colaboración y de nuestro día a día. Y posiblemente seas mejor embajador de mi marca personal, que yo misma. No me cabe duda, a las pruebas me remito. Y yo te hago una pregunta, ¿Quién constantemente me repite, la importancia del HABLAN DE MI?.

      Gracias por este capote «jefe» 😉

      Es muy difícil hablar de tareas y desarrollarlas en una entrevista aún más.

      Cada una de vosotros tiene diferentes necesidades, valores y formas de llevar su negocio. Y el secreto de una secretaria virtual administrativa, está en tener un buen criterio y habilidad para confeccionar un traje a vuestra medida. Con la mejor tela y el mejor diseño, para que os siente bien y podáis lucir esas habilidades que os hacen crecer y destacar.

      Aprovecho este mini post de Arturo, para deciros que lo que os ha contado es el resultado de un trabajo en equipo, capitaneado por un buen líder.

      Hay otras muchas más tareas de las que ha contado Arturo que siempre se pueden delegar. Y para mi es fundamental el sentarme con vosotros aunque sea de manera virtual y poderos escuchar. Es la única manera de visualizar vuestro problema y trabajar en una solución. Porque la confianza se siembra y es el resultado de un proceso de hablar, escuchar, ejecutar y resolver.

      Arturo, muchas gracias.

      Escribir un comentario como el tuyo, requiere de tiempo. Soy como cariñosamente me llamas «tu secre» lo que me permite tener una buena visibilidad de tu día a día. Tu mensaje es muy importante y una ayuda a resolver dudas que quizás yo he dejado en el aire.

      Pero las gracias te las doy, por ese tiempo, que sé que hoy no tienes y que has priorizado en mí, porque me valoras.

      Un fuerte abrazo 🙂

      1. No te emociones Yolanda, 🙂 que solo he contado en qué consiste nuestra colaboración he puesto ejemplos un poco más concretos para aclarar las dudas.

        Tu marca personal la trabajas tú solita y con mucho acierto, por cierto. Hoy te he visto en otra entrevista así que desapercibida no estás pasando… 😉

        Un abrazo!

    4. Mariví Simona

      Gracias por esta entrevista Omar, tan inteligente , concisa y necesaria como todo lo que voy viendo que haces. Eso es puro oro hoy día en la web.
      Esta entrevista me viene además al pelo, llevo años intentando delegar sin conseguir que llegue a funcionar y Yolanda y tu me habeis aclarado lo suficiente para atisbar donde estaba el problema y cómo solucionarlo.
      También tu intervención Arturo, desde «el otro lado» me ayuda un montón…
      Emprender de cero en la web exige valentía y creatividad, pero trasladar a la web un negocio que has creado de cero al tiempo que aprendes como crecer a otro nivel para mi está siendo aún más exigente en cuanto a romper barreras de miedo, y replanteamiento de cada parte y recoveco de mi profesión y mi empresita, sobre todo viniendo de un nicho tan a primera vista lejano a todo lo que representa la tecnología.
      Por eso este tipo de aportaciones las agradezco no sabeis cuanto.
      GRACIAS y os deseo muchos éxitos en vuestros proyectos.

  4. Omar de la Fuente

    Gracias primero a Yolanda por aceptar esta entrevista y también a los que comentais.
    Queda mal sabor de boca cuando se trae un guest post de otra persona o una entrevista y el apartado de comentarios es un desierto. Gracias por participar y hacerme saber vuestras opiniones, y cuales son los temas y casos que más os interesan 🙂
    Un abrazo!

  5. Me ha encantado conocerte más de cerca Yolanda. Ha sido en parte como desvirtualizarte con esta charla tan amena.

    Delegar es probablemente la tarea más complicada del emprendedor. Pero cuando tienes delante a alguien que demuestra no solo profesionalidad si no humildad merece mucho la pena invertir en sus servicios.

    Estoy segura de que cada vez llegarás a más personas. Como dice Omar, no me cabe ninguna duda.

    Yo también soy de las que se tira la piscina, con agua o sin ella.
    Un abrazo.

    1. Qué bien Rosa que te hayas pasado 😉

      Con estas entrevistas Omar, está consiguiendo como bien dices desvirtualizarnos y que nos vayamos conociendo diferente profesionales freelance del mundo online. Algo muy importante para fomentar la colaboración.

      Gracias por tus palabras. Me encanta que pertenezcas a este gran club de emprendedores que nos tiramos a la piscina con chichón o chapazón refrescante.

      No seguimos viendo por la red, compartiendo #conunasonrisa

      Un abrazo 🙂

  6. Hola Yolanda!

    Me ha encantado escucharte y ya me he apuntado tu contacto para futuros trabajos para mi startup 🙂

    Gracias Omar por traernos a estos invitados.

    Un abrazo a los dos.

    1. Buenos días Val:

      Gracias por pasarte por el blog y por tu tiempo en escucharme. Me alegro que me tengas en cuenta para un futuro.

      Lo que necesites si te puedo ayudar cuenta con ello.

      Un fuerte abrazo 🙂

  7. Buenos días Hiladia:

    Muchas gracias por pasarte, ver la entrevista y aportar tu granito de arena con tu comentario y con la difusión por la red.

    Para mi el estar hoy en el blog de Omar es una gran oportunidad para transmitir y hacer llegar mi mensaje.

    Siempre hay tareas que puedes delegar, grandes profesionales expertos en diferentes materias que te pueden ayudar y que solo se trata de encontrar a esa persona con la que te sientas cómodo trabajando en equipo. Y confiar.

    Yo he conseguido hacer de mi profesión mi estilo de vida. Y animo a esas personas que no se atreven a dar el paso a tirarse a la piscina, a aprovechar sus habilidades y conocimientos haciendo de ellas su profesión.

    Un fuerte abrazo 🙂

  8. Qué bien poder conocer más de cerca tu proyecto, Yolanda. Te felicito por tu web, que es preciosa y muy clara, y también por el arrojo de ir a por lo que quieres. Me ha gustado mucho eso que habéis dicho de «me invento lo que a mí me gusta», porque creo que hoy en día es una de las mejores salidas, no solo para encontrar trabajo, sino un trabajo que nos guste hacer, porque creo trabajar en lo que a uno le gusta que es básico para vivir día a día con satisfacción.

    Creo que desempeñas una labor muy útil para todos aquellos empresarios que no dan más abasto y necesitan un cable (como comentábamos en la entrada de ayer). A mí lo que peor se me da es controlar el tiempo que paso en el correo. Tuve una época de no mirar el correo hasta determinada hora de la mañana y me fue muy bien y aprovechaba mucho las primeras horas de la mañana, pero ‘la carne es débil’ y, como dice Omar, si veo algo mínimamente interesante ya pico y ¡me pierdo! en fin, poco a poco.

    Muchas gracias Omar por traernos casos tan interesantes y presentarnos a Yolanda. Muchas gracias a los dos por todo lo que habéis compartido.

    1. Buenos días Lourdes:

      Vaya dos días que llevamos, ya eres como de mi familia.

      Ayer te leía y escuchaba de nuevo tu entrevista y aprovecho esta ocasión, para decirte que eres admirable. Me identifico mucho contigo. Y tienes un gran proyecto al que deseo mucho éxito.

      Te agradezco el haberme dedicado este rato, pasarte por el blog de Omar y tu comentario.

      Estamos en la misma linea en cuanto a transmitir la importancia de aprovechar los recursos y delegar en otros profesionales esas tareas que no nos gustan, no se nos dan bien y nos roban tiempo. Y la fórmula es a través de la colaboración.

      Mi propuesta son las tareas administrativas. Pero cualquier negocio sea del tamaño que sea se divide el áreas y muchas de ellas son delegables y externalizables. Creo que es la apuesta para crecer.

      Y respecto al correo electrónico, es el mayor ladrón de nuestro tiempo. Entiendo tu postura y la de Omar. Una persona a la que admiro, decía que le resultaba imposible, que era como dejar de fumar. Sí se puede gestionar esa bandeja y conseguir hacerla más productiva. Es cuestión de cambiar un poco los hábitos.

      Un fuerte abrazo y seguimos viéndonos por la red. 🙂

  9. Buenos días Yolanda y Omar. Qué maravilla ver en vídeo a Yolanda, una persona que transmite profesionalidad, humildad y sencillez. Me ha encantado la entrevista. Para mi ha sido muy sorprendente como profesionales como Yolanda le han dado un vuelco de 360 grados a rol de secretaria y van a la vanguardia para ayudar a las empresas y emprendedores que quieren sobresalir en Internet.

    Un fuerte abrazo y adelante.. que sigan los éxitos.. Con mucho cariño … Hilaida

  10. Hola Omar:

    Gracias por la oportunidad de estar hoy en tu blog y poder hacer un poco más visible mi profesión y quién hay detrás de La Secretaria Externa.

    Un fuerte abrazo 🙂

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